Wie schaffe ich es, dass Besprechungen pünktlich anfangen und enden?

 in Allgemein, Aus der Praxis

Manche nennen sie die Besprechungshölle, andere Führungskräfte sind nur noch genervt. Unpünktliche Teilnehmer, endlose Redebeiträge, ausufernde Diskussionen und Teilnehmer, die mittendrin gehen. Dabei lässt sich mit richtiger Führung jede Besprechung konstruktiv und zielorientiert führen.

Wer zu spät kommt, kann es sich leisten – oder nicht?

Kennen Sie das?  Sie haben ein Meeting einberufen, aber zum Beginn der Besprechung ist nur die Hälfte pünktlich erschienen. Sie befinden sich in einem Dilemma. Anfangen und das Risiko eingehen, dass die Nachzügler einiges nicht mitbekommen oder warten, so dass Ihnen wertvolle Zeit verloren geht.

Hier hilft Konsequenz. Mir erzählte eine Führungskraft, dass sie einmal ganz allein am Beginn einer Besprechung saß, da niemand pünktlich war. Da beschloss sie einfach anzufangen und die Besprechung im leeren Besprechungsraum zu halten. Nach und nach kamen die Teilnehmer und waren verwundert, dass ihre Leitung schon angefangen hatte. Sie weigerte sich auch, denn Nachzüglern einer Zusammenfassung zu geben. Am Ende der Besprechung brachte sie das Thema Pünktlichkeit in die Besprechung ein. Sie kündigte an, dass sie ab jetzt immer pünktlich anfangen und nicht mehr auf die Nachzügler warten werde. Damit schaffte sie es innerhalb kürzester Zeit, dass ihre wöchentlichen Besprechungen pünktlich begannen.

Andere Leitungskräfte erzählten mir von Sparschweinen, in die man Geld werfen müsse, wenn man zu spät kommt. Das mag vielleicht in einem kleinen Projektteam funktionieren, bei höheren Leitungskräften wirkt dies schnell albern und deplatziert.

Rechnet man den betriebswirtschaftlichen Schaden aus, der durch unpünktliche Besprechungen entsteht, kommt man sehr schnell auf hohe Summen. Ich habe dies einmal der Geschäftsführung eines Startups vorgerechnet. Der Vorstand des Unternehmens kam nämlich immer zwischen 30 und 35 Minuten zu spät. Unpünktlichkeit wurde so zum Statussymbol und zog sich nach und nach durch alle Ebenen. Als die Geschäftsführung anfing, wieder pünktlich zu sein, veränderte sich auch hier die Kultur sehr schnell.

Thematisieren Sie also das Thema Pünktlichkeit, seien Sie selber Vorbild und fangen Sie pünktlich an. Geben Sie den Nachzüglern keine Zusammenfassungen. In manchen Fällen bewähren sich auch Einzelgespräche mit notorischen Zuspätkommern.

Beschränken Sie den Teilnehmerkreis auf die wirklich benötigten Personen. Die Vorstellung, dass jeder Bereich immer vertreten sein muss, ist uneffektiv. Teilnehmer, die nur pro forma anwesend sind, aber nicht wirklich zur Besprechung beitragen können, langweilen sich schnell, neigen eher dazu zu spät zu kommen oder früher zu gehen.

Die endlose Besprechung

Selbst wenn eine Besprechung pünktlich beginnt, heißt das noch lange nicht, dass sie effektiv läuft und im Zeitrahmen bleibt. Die Gründe, warum sich Besprechungen länger hinziehen als geplant, sind vielfältig:

  • Die Besprechung ist überfrachtet: die Anzahl der Besprechungspunkte ist schlicht zu hoch.
  • Zusätzliche, nicht geplante Themen werden Teil der Besprechung.
  • Zu lange Redebeiträge einzelner
  • Besprechungspunkte sind komplexer als gedacht
  • Die Diskussion dreht sich im Kreis
  • Unaufmerksame Teilnehmer, die nebenbei mit anderen Tätigkeiten wie dem Bearbeiten von E-Mails beschäftigt sind.

Tipps für effektive Besprechungen

Es liegt vor allem an Ihrer Steuerung als Führungskraft, ob die Besprechung im Zeitrahmen bleibt. Mit diesen Tipps gelingt Ihre nächste Besprechung:

Visualisieren Sie die Tagesordnungspunkte auf einem Flipchart. Allein diese einfache Maßnahme lässt eine Besprechung schneller ablaufen, vor allem, wenn Sie die bearbeiteten Punkte abhaken. So wird jedem schnell deutlich, ob die Besprechung noch im Rahmen ist oder nicht. Wenn nach der Hälfte der Besprechung erst zwei der acht Tagesordnungspunkte abgehakt sind, ist für die Teilnehmer auch visuell gut erkennbar, dass die Besprechung zeitlich aus dem Rahmen läuft.

Machen Sie eine realistische Einschätzung, ob die Anzahl der Besprechungspunkte innerhalb der Zeit zu schaffen ist. Berücksichtigen Sie auch den Aufmerksamkeitszyklus. Nach 90 Minuten ist bei den meisten „die Luft raus“ und es wird einer Pause benötigt. Diese wird wieder die Gefahr, dass die Besprechung nicht pünktlich weitergeführt werden kann. Reduzieren Sie die Anzahl der Besprechungspunkte. Manchmal ist eine bilaterale Klärung schneller und Sie können in der Besprechung über das Ergebnis informieren.

Klären Sie vorher mit den Teilnehmern, ob Tagesordnungspunkte fehlen. In der Besprechung selbst sollten nur solche Themen zusätzlich aufgenommen werden, die keinen Aufschub dulden. Sonst arbeiten sie mit einem Themenspeicher: notieren Sie Themen, die während der Besprechung eingebracht werden auf einem weiteren Flipchart und legen Sie am Ende der Besprechung fest, wann über diese Themen gesprochen werden soll.

Haben Sie die Erfahrung gemacht, dass Redebeiträge zu lang ausfallen, dann sollten Sie die Redezeit begrenzen. Eine Begrenzung auf maximal 2 Minuten ermöglicht immer noch, komplexe Vorgänge ausreichend darzustellen, verhindert aber das Abschweifen auf Nebenthemen. Ausgenommen hiervon sind natürlich Fachbeiträge und Präsentationen, die als Grundlage für die nachfolgende Diskussion dienen.

Benutzen Sie die Technik des Paraphrasierens, um Redebeiträge zusammenzufassen und den Kern herauszuarbeiten. „Wenn ich Sie richtig verstanden habe, kommt es ihnen vor allem darauf an, dass …“, „Der Kernpunkt Ihrer Aussage ist also, …“, „Es geht Ihnen also um …“, „Zusammengefasst lässt sich also sagen, …“. Dreht sich die Diskussion im Kreis, fassen Sie auch hier nochmals die wichtigen Punkte zusammen und brechen Sie die erneute Diskussion ab.

Beschneiden Sie Redebeiträge, die zu detailliert werden oder zu weit vom eigentlichen Thema wegführen: „Ich glaube, das führt jetzt zu sehr ins Detail.“, „Ich denke, wir an dieser Stelle kommen zu sehr vom eigentlichen Thema ab.“.

Stellt sich im Verlauf einer Diskussion heraus, dass ein Thema komplexer als gedacht ist und mehr Zeit benötigt, sollten Sie dieses Thema in eine eigene Besprechung verlagern. Sie können auch eine Arbeitsgruppe beauftragen, das Thema aufzubereiten, und es in der nächsten Besprechung vorzustellen. Hier kann dann über die Vorschläge diskutiert und abgestimmt werden.

Unaufmerksame Teilnehmer, die sich mit der Bearbeitung ihrer Mails beschäftigen oder mit dem Nachbarn angeregte Diskussionen über andere Themen führen, können die Besprechung sehr stören. Mir berichtete ein Vertriebsleiter, dass in seinen Besprechungen jeder der 30 Teilnehmenden sein Notebook oder Tablet vor sich hatte und er nie wusste, wer jetzt zuhörte und wer nicht. Die Besprechungen zogen sich schier endlos hin. Das nervte nicht nur ihn, sondern auch einen Großteil der Anwesenden. Die gemeinsame Vereinbarung, dass während der Besprechung die Geräte nur für Notizen genutzt werden, brachte schnell Abhilfe.

Test: Organisieren Sie Ihre Besprechungen richtig?

Mit dieser Checkliste können Sie prüfen, wie effektiv Sie Ihre Besprechungen organisieren:

Häufigkeit der Sitzungen bestimmen:
Wie viele Besprechungen sind wirklich notwendig?

Dauer der Besprechung festlegen:
Welcher Zeitraum ist notwendig und vertretbar?

Vordringlichkeit der Sitzungen festlegen:
Wie wichtig ist die Besprechung für den Bereich?

Teilnehmer und Stellvertreter bestimmen
Wer sollte teilnehmen, wer nicht?

Wahl des Besprechungsortes:
Wo sind sie ungestört? Ist der Raum gut zu erreichen?

Räumliche Anordnung und Hilfsmittel:
Wie sollten Tische und Stühle aufgestellt sein, welche Visualisierungsmöglichkeiten (Flipchart, Whiteboard. Metaplanwand, Smartboard, PowerPoint) benötigen Sie?

Fragen der Protokollführung entscheiden:
Wer führt Protokoll? Muss das Protokoll während der Sitzung visualisiert werden? Ist eine Genehmigung durch die Anwesenden notwendig?

Tagesordnung aufstellen:
Wie viele Punkte lassen sich realistisch bewältigen? Wie lange werden die einzelnen Punkte voraussichtlich dauern?

Reihenfolge der Tagesordnungspunkte festlegen:
Welcher Punkt eignet sich gut zum Einstieg? Wo drohen längere Diskussionen?

Regeln aufstellen:
Vertraulichkeit, Wortmeldungen, Länge der Redebeiträge, Verhalten während der Besprechungen, persönlichen Umgang?

Regeln für die Entscheidungsfindung aufstellen:
Ist Einstimmigkeit gefordert? Reicht eine einfache Mehrheit? Hat die Sitzungsleitung bei einem Patt die entscheidende Stimme?

Erledigung der Tagesordnungspunkte:
Wie stellen Sie sicher, dass die Beschlüsse und Aufgaben auch umgesetzt werden? Arbeiten Sie mit einem Aktionsplan in Tabellenform (Wer macht was bis wann und wer kontrolliert?)?

Protokolle verteilen:
Wie lange dauert es, bis das Sitzungsprotokoll erstellt und abgestimmt ist?

Verfahren zur Beurteilung der Gruppeneffektivität einführen:
Arbeiten Sie mit einer kurzen Umfrage am Ende der Sitzung? Benutzen Sie ein Flipchart, auf dem Smileys gesetzt werden? Verwenden Sie mit einer Matrix, bei der Effektivität und Gruppenklima gemessen wird? Hier ein Beispiel:

Die beste Besprechung ist die, die nicht stattfindet?

Wichtig ist bei allen Steuerungsmaßnahmen: Bleiben Sie dabei freundlich und verbindlich. Das Ziel ist ja nicht, die Teilnehmer zu maßregeln oder drangsalieren, sondern die Besprechung in einem guten Klima effektiv und in angemessener Zeit über die Bühne zu bringen – das ist im Sinne aller Beteiligten.

Und schließlich: Überlegen Sie, welche Themen und Probleme geeignet sind, in der Gruppe behandelt zu werden und welche Themen Sie zu zweit oder in einer kleinen Gruppe besser und schneller bearbeiten können. Denn: die beste Besprechung ist doch die, die gar nicht stattfinden muss. So sagte es mir ein Geschäftsführer eines großen Unternehmens. Was meinen Sie?

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